“Een datagedreven organisatie, mede dankzij Power BI”
Zodra een product ontwikkeld is, dient deze ook gedistribueerd te worden. En het liefst op een veilige, efficiënte en duurzame manier, nietwaar? Buitelaar Packaging is specialist in maatwerk houten verpakkingen en helpt bedrijven in de nationale en internationale maakindustrie met hun logistieke proces. Het bedrijf realiseerde de afgelopen periode enkele efficiency en professionaliseringsslagen, waaronder de implementatie van het nieuwe ERP-systeem en Power BI Analytics-omgeving.
Erwin van Lent, interim project manager bij Buitelaar Packaging, vertelt over de meerwaarde van een sterke datastructuur en valide data. En hij gaat dieper in op wat deze waardevolle inzichten hun organisatie brengt. Filip van den Heuvel begeleidt Buitelaar Packaging om hierin een stevig fundament te bouwen.
Structureel aan de weg timmeren
Het familiebedrijf Buitelaar Packaging staat sinds 1988 te boek als toonaangevend specialist in de verpakkingsindustrie. Met houten verpakkingsoplossingen speelt de organisatie een belangrijke rol in het logistieke proces van klanten. Erwin: “Onze houten verpakkingen, variërend van houten pallets tot luxe afgewerkte kratten, gaan wereldwijd over land, zee en de lucht. Het helpt producten beschermd, duurzaam en kostenefficiënt te vervoeren. We produceren maatwerkverpakkingen voor de nationale en internationale maakindustrie.”
Professionaliseren via inzicht en verbeteren
Erwin helpt productiebedrijven bij het continu verbeteren van bedrijfsprocessen. Hij bouwde een flinke lading op aan kennis en kunde. “Met mijn achtergrond in de productiewereld en finance, begeleid ik Buitelaar Packaging op interim-basis met het creëren van visie, leggen van verbindingen en structureren van veranderprocessen. We zitten met Buitelaar middenin de transitie van klein naar middelgroot bedrijf. Dat is een spannende stap waar professionalisering en herstructurering benodigd is. Daar hoort bij dat we informatie op een sterk niveau kunnen verzamelen en weergeven, dat vervolgens helpt in besluitvorming en sturing. Een traject waar Filip van den Heuvel ons sinds de 2de helft van 2023 bij helpt.”
Informatie verzamelen en goed weergeven
In 2023 implementeerde Buitelaar Packaging een nieuw ERP-systeem. Een flinke stap vooruit voor het bedrijf. Erwin: “Voor het nieuwe systeem was er geen inzicht in kosten, marges en capaciteit. Het bedrijf werd geleid door de drukte van de dag. Hierin heb ik de organisatie meegenomen en zijn we de transitie gestart dit ERP-systeem zorgvuldig in te richten. We brachten in kaart aan welke knoppen we willen draaien, voor wie welke informatie inzichtelijk moet zijn en hoe zaken efficiënt ingericht moeten worden. Een logische vervolgstap is het helder weergeven van deze data. Daarin biedt Power BI de passende oplossing. Filip is hierin de partner die de datahiërarchie professioneel neerzet.”
Sterke basis, helder vervolg
Na het 1ste gesprek met Filip voelde het voor Erwin goed. “De data structuur opzetten, dat is het meeste werk. Als je daar aan de voorkant goed over nadenkt, plukt daar later de hele organisatie vruchten van. Een visie die Filip ook deelt. Hij wil de datastructuur dusdanig neerzetten en de organisatie daarin meenemen, zodat wij er daarna op kunnen voortborduren. Wat Filip heel goed doet, is vanuit het ERP-systeem inzichtelijk maken wat we willen zien, wat die data betekent en hoe we die moeten interpreteren. Hij heeft een begrijpbare taal gecreëerd dat verwarring en foutgevoeligheid voorkomt in de toekomst.”
Power BI-vlieguren
Waar eerst tientallen Excel-sheets nodig waren en vaak op gevoel gestuurd werd, draaien er nu real-time dashboards die direct inzicht geven. Erwin: “Filip daagt ons hierin uit, wat willen we weten en wat hebben we eraan? Bovendien is hij sterk in zijn Jip-en-Janneke-uitleg waarin hij verwachtingen schetst. We kunnen elkaar makkelijk vinden, dat werkt prettig. Je merkt dat hij ontzettend veel vlieguren gemaakt heeft. Alle handige weetjes past hij in een handomdraai toe. Het is prettig dat hij zelfstandig en planmatig werkt, waardoor ik altijd weet waar ik aan toe ben. Nu de basis staat, traint hij onze key-users en behandelt hij enkel nog de complexe vraagstukken. Ons team werkt verder zelfstandig met de tooling.”
Klaar voor de toekomst
Buitelaar Packaging staat aan de vooravond van datagedreven opereren. Erwin: “De organisatie is in ontwikkeling en we hebben flinke stappen gezet. Voor onze afdelingen Verkoop en Productie bouwden we de datahiërarchie, toegang en dashboards vanaf de grond op. Waar een grote hoeveelheid complexe data onder ligt. Filip en ik waren eerst de enigen met toegang, nu zijn er 4 medewerkers die in de systemen werken. Het is een duurzaam proces waar we als organisatie in de lengte der jaren in willen werken.”
“Een sales rapportje uitdraaien kan iedereen. Maar het goed structureren en organiseren van data is een stuk complexer. Gelukkig is iedereen in onze organisatie aan boord en kijkt men nu steeds meer naar data. We kunnen nu beter vooruit kijken en voorspellen. In marges en kosten, maar ook in capaciteit en efficiency. Dat stelt ons in staat beter te sturen op onze KPI’s en resultaten,” beëindigt Erwin zijn verhaal